基金会经费支出会计程序
阿肯色大学蒙蒂塞洛基金会基金是阿肯色大学的一部分
阿肯色
基金会,公司. (基础). 阿肯色大学的角色之一
在蒙蒂塞洛
(bc365游戏; University) Office of 进步 is to manage 的 use of 基金 held in 的
基础
bc365游戏的好处. 发展办公室提供程序和支持，以确保
适当的
负责所有捐给bc365游戏基金会基金的捐款. 它还处理所有付款
请求,
包括奖学金，以使用基金会的资金.
基金会基金可用于支持教学，研究和服务任务
的bc365游戏
通过购买设备或承保与之相关的费用
这些活动.
此外，基金会经费可用于其他合法的教育事业
和
发展利益. 以便在使用中提供一致性和均匀性
在这些基金中，
现提供以下指引:
- 所有基金会资金的授权使用必须首先满足所规定的基本限制 捐赠者. 捐助者的意向指导资金的使用.
- 所有支出预期合理，有直接的大学业务 目的，并配合和加强其教育使命.
澳门自治大学负责发展和大学关系的副校长可向您咨询
并就基金会经费的支出提供意见. 在适当的时候，副校长
和/或
校长将与主管财政和行政的副校长进行磋商
基金会的
执行董事，或与法律顾问. 财政大臣关于是否适合
最终支出.
来自基金会基金的许可支出
注意:所有付款请求必须有适当的文件证明
的
支出，如原始发票、收据、参与者姓名、日期等
目的.
除捐赠人所施加的限制外，基金会资金可用于任何开支
这是。
允许使用大学的营运资金. 其他允许使用的例子
基金会
基金包括:
- 奖学金，根据捐赠标准. 奖学金将颁发给学生
通过大学的正常程序. 基金会将补偿大学
获颁基金奖学金 - 向大学帐户发还薪金及附带福利. 该基金会
将
不直接支付任何与赔偿有关的项目. 但是，可以付款 to
报销大学帐户 - 招聘教员、职员或学生的费用
- (四)为实现合理和必要的募捐性支出
的
基金会的筹款目标 - 一个校友关系的支出自然是合理和必要的，要树立一种态度
of
澳大校友对澳大的忠诚和支持 - 履行办公室职责所必需的合理支出
的
大学校长、学术及行政会议成员 - 花:
- 大学活动或对大学有益的活动
- 大学的雇员、赞助人或朋友
- 大学的雇员、赞助人或朋友的葬礼
- 由澳门大学管理层确定的合理和适当成本的个人礼品;
与本校有业务或晋升关系的人士
感谢他们的努力 - 大学官方娱乐活动中使用的酒精饮料
- 大学员工和/或客人的差旅费或餐费. 目的
为
早餐/午餐/晚餐以及所有客人/参加者的姓名必须提供 与
收据 - 因公务旅行的车辆里程以不超过的速度计算
国家
认可里程率 - 高速公路通行费及与商务旅行相关的停车费，带演示
of
收据可用时 - 不经常与家人举行部门社交聚会
- 为大学员工及朋友准备的节日贺卡及装饰品
- 参加促进良好大学关系的活动所产生的费用
- 宣传材料
- 大学刊物印刷
- 邮资费用
不得使用基金会资金
本基金会将不会对任何违反法律的行为进行赔偿.g.，停车罚单;
移动
违反)，或任何可能危及基金会税务状况的支出.
用基金会经费购买之物品之所有权与控制
基金会资金的使用必须符合捐赠人所声明的用途.
此外,
购买的物品必须始终用于规定的目的. 购买的所有物品
基金会
资金成为大学的财产. 既定的大学程序将
确定哪些
项目将被放置在大学的库存. 将进行年度清查
由
按照大学程序确保物品位于大学内
适当的地方
并按照捐赠者的意愿加以利用.
重要的购买
以1万美元或更多的价格购买单个物品或一组类似物品
要求
bc365游戏的财务和行政副校长，副校长事先审查
为
进步与大学关系，以及校长. 所有这些采购都会进行
通过
bc365游戏的采购办公室. 大学将向基金会索取有关项目的费用。.
分裂的
不允许为规避这一程序而开具发票或进行采购.
在采购这些高成本项目时，bc365游戏采购办公室将利用竞争优势
招标程序. 标书可通过书面或电话方式取得，并可在
至少三次投标
会在可能的情况下获得吗. 质量、兼容性、易用性和维护
成本是
在接受除低标以外的投标时可考虑的因素之一. 的理由
为
除低标外的其他中标必须由申请人向副校长出示
为
提前书面批准. 如果批准，副校长将提交
的理由
并批准bc365游戏采购办公室，该办公室将保留文件
的文件.
基金会采购的采购和接收职责的分离
重要的是，职责要分开，以便采购和接收物品
没有被执行
由同一名员工. 基金会采购也将遵循同样的程序
为
将这些职责作为大学的采购分开.
处理基金会基金之付款申请
支付授权请求必须经过适当的批准. 阿肯色大学
基础上,
公司. 开立账户，转账，付款授权，以及
其他金融
批准需要预算经理，副校长的原始签名
进步
和大学关系，以及校长，或他们的官方代理人根据大学
操作
程序.
所有由基金会基金支付的请求必须得到适当的准备和支持.
之前
向基金会提交付款请求，bc365游戏的基金会会计和
项目
协调员将:
- 确认请求上所有必需的签名
- 确认所有所需签名均为原件. 不允许使用签名邮票
- 验证是否附加了支持请求的文档，例如发票或 收据
- 检查发票和收据的真实性
- Verify that invoices 和 收据 add up to 的 total amount; foot 和 cross foot 发票和收据，并附基础文件
- 验证项目ID和账号
- 确保所开具发票的项目/服务符合捐助者对使用“ 基金
- 确保费用是根据本文件所允许使用的基金会资金
- 确保项目有足够的资金. 不会提交任何发票 用于资金不足时的支付
- 如果发票来自州外的供应商，核实是否已收取销售税. 如果没有，请将发票提交给学校，以便支付适当的使用税 汇出. 保存提交给大学的发票日志，并确保付款. 确保基金会收到帐单以偿还大学的使用税
- 确保付款授权包括支票发送的指示 直接给供应商. 任何偏离本程序的行为都必须得到主管部门的批准 校长在“邮寄支票至”一栏旁签名
- 在付款授权书上签名，以表明上述所有项目均已核实
- 立即向副校长报告任何可疑的差异或违规行为 晋升和大学关系或校长，并停止付款程序. 有关不法行为、挪用公款或欺诈的指控将依法处理 与阿肯色大学董事会的政策，包括董事会 350年政策.1“欺诈政策”和355.1“举报人政策.
联系信息:
澳门自治大学负责发展和大学关系的副校长
邮箱3520
蒙特塞洛，ar71656
(870) 460-1028
2013年12月12日